Opbouw & structuur van een presentatie: 31 stappen, perfecte workshop!

Ga je een presentatie of een workshop/training geven? Gebruik deze 31 stappen voor alle ingrediënten van een sterke presentatie-structuur. Dan komt het wel goed met de opbouw van je presentatie. We beginnen dit artikel met een korter model, en daarna vind je het uitgebreide model met de 31 stappen.

Uitgebreide opbouw van het geven van een presentatie (of een workshop/training)

Hieronder vind je een uitgebreid model voor de structuur van jouw presentatie.

1. Research je publiek om kansen te zien voor connectie en humor

• Hoe meer informatie je van te voren verzamelt over je publiek, hoe meer je kunt inspelen op hun gewoonten, bekende woorden, bekende mensen, bekende gebeurtenissen, running jokes, inside jokes, etc.

2. Kom vroeg om een aantal zaken te regelen

• Informeer van te voren over het publiek, bijvoorbeeld over hoe ze genoemd worden of hoe ze hun klanten noemen en ander jargon.
• Controleer de microfoons, de hoogte van het podium, het licht en al het andere AV-materiaal.
• Ondertussen schud je zoveel mogelijk mensen uit het publiek de hand.
• Blijf niet te lang op een plek hangen, maar circuleer snel door de ruimte. Het doel is om vrienden te maken, omdat we eenvoudiger lachen met vrienden dan met vreemden.
• Laat mensen dicht bij elkaar staan of zitten, en zoek eventueel een kleinere ruimte als er veel lege plekken zijn.

3. Zet eventueel muziek op voor de presentatie

• Begin meteen aan het einde van het lied.

4. Introductie door een ander

• Laat bij groepspresentaties iemand die al bekend is met de klant jullie introduceren. Geef bij de presentator aan dat hij je moet introduceren met een reden waarom jij de geschikte persoon bent.

5. Welkom heten/rapport maken vóórdat het officieel begonnen is

• Ga tussen het publiek inzitten in plaats van op de leidingspositie (het podium). Zo zeg je dat je gelijkwaardig aan ze bent en zo is er ruimte voor rapport.
• Praat met de mensen in het publiek, introduceer jezelf, schud handen, stel wat vragen over ze, over wat ze doen en hun interesses, en over waarom ze hier zijn.
• Als het lukt heet je iedereen welkom en ga je iedereen persoonlijk langs. ‘Leuk dat je er bent. Welkom.'
• Wanneer je een aanwezigheidslijst afgaat, kun je een moment nemen om, terwijl je een bepaalde naam opnoemt, naar de student te kijken en ernaar te lachen. Hou dat net zo lang vol totdat je een lach terugkrijgt.
• Zoals een NLP-trainer ooit zei: ‘Als eerste maakte ik contact met het publiek, keek iedereen aan en stuurde energie met mijn buik naar het publiek (en ik dacht: ik houd van jullie).'
• Maak eerst die verbinding! Voel de groep aan. Is het een energieke groep? Zeg dan bijvoorbeeld direct vrolijk en spontaan hoi en duik direct in de beleving van deze mensen.
• Begin niet direct met de inhoud van je training, maar maak eerst echt groepsrapport door bijvoorbeeld te vragen wat de groep zojuist gedaan heeft, hoe de reis hiernaartoe was, waar ze vandaag geweest zijn voordat ze hiernaartoe kwamen, hoe ze erbij zitten en hoe het met ze gaat.
• Stel ook wat gesloten vragen om het publiek de handen op te laten steken: wie is er al een rondje geweest door het museum? Wie moet nog? Zo kun je direct ook zien wie enthousiast meedoet en wie niet.

6. Props

(Dit is nog altijd voordat je begonnen bent!)

• Voorwerpen eventueel aan het begin in een fel gekleurd koffertje/kratje/tas meenemen om de aandacht te pakken. ‘Wat zit erin, wat zit erin!'
• Met je props spelen voor je begint.
• Misschien even gooien naar iemand in het publiek.

7. Aanspreken

• Het eerste wat je zegt is altijd gericht aan de gastheer, gastvrouw of de persoon die je heeft geïntroduceerd. Dat kan al met een simpele: ´De heer of mevrouw toastmaster'.
• Daarna begin je het publiek aan te spreken, bijvoorbeeld met:
  ‘Dames en heren,'
• Het is krachtig om na deze aanhef een stilte te laten vallen. Gebruik stiltes trouwens om naar je adem te gaan of om een slok water te drinken. Dit is goed voor je stem en het dient als krachtig relax-moment.

8. Bijzonder begin

• Knallende opening: shock, grappig.
• Mysterieus begin: raadsel/mysterieus object.
• Het meest aangeraden: start met een metafoor!
• We gaan vandaag iet heel spannends doen…'
• ‘Wisten jullie dat…'
• Of introduceer het ene idee waarover je presentatie gaat: ‘Aan het einde van deze presentatie weten jullie hoe je {voordeel}'
  Het beste is dat alles naar 1 groot idee leidt waarover het publiek kan nadenken als het naar huis gaat.
• Vertel waarom het belangrijk is voor jou en het publiek. Op welke manieren is dit verbonden aan het publiek? Bijvoorbeeld: ‘Het heeft erg veel invloed op jouw onderneming.
• Begin snel en dynamisch. Bijvoorbeeld met schokkende cijfers. Niet beginnen met humor. Wel met persoonlijk emotioneel verhaal met je successen en falen.
• Nieuwsgierigheid: iets beschrijven maar niet de naam verklappen nog. Combineer dit met schok-effect.
• Kondig het ook aan als ‘heel bijzonder’, plus vertel waarom dat zo is.

9. Of begin rustig: ‘Goedemorgen…' (Verbinden met de groep om vervolgens te leiden naar jouw programma)

Met dit onderdeel bedoelen we dat je rapport gaat maken met de groep. Je volgt dus eerst:

• Bestaat je training uit meerdere dagen, neem dan aan het begin van iedere dag even de tijd om te vragen hoe het met de mensen gaat. Neem hier lekker de tijd voor zodat ze zich lekker leeg kunnen laten lopen en zodat je de groep kunt volgen in wat er speelt in de groep. ‘En hoe gaat het met ons deze morgen? Goed geslapen? Interessante dromen, ideeën, bewustheden gekregen? Enige behoefte om erop commentaar te geven?'
• Stel de groep vragen over datgene wat ze nét voordat ze naar jou toe kwamen, aan het doen waren. ‘Hoe was de reis?' ‘Waar kwamen jullie vanochtend vandaan?' Wanneer de workshop in een museum plaatsvindt: ‘Hebben jullie al rond kunnen kijken in het museum?'
• Vertelt iemand iets bijzonders, vraag dan door. “Ik kom net uit een workshop Tantrisch Chocoladetaart Eten.” Vraag dan bijvoorbeeld: “En hoe was die ervaring?” Ga er dus gerust op in.
• Spreek met een duidelijk volume: rapport kan pas ontstaan als je hoorbaar bent voor de groep.
• Ook heb je rapport met je publiek als je de gezichtsuitdrukkingen van ze spiegelt.
• Match en spiegel vooral de onbewuste leiders van de groep. Daarmee maak je automatisch rapport met de hele groep.

Als je de groep genoeg gevolgd hebt, kun je daarna doorgaan met leiden om een begin te maken aan het programma. Dat kun je bijvoorbeeld doen met de Yes-set:

• ‘Hier zitten we dan met z’n allen, we hebben allemaal koffie en thee en we zijn in verwachting van wat deze dag ons zal brengen. Laten we er samen een mooie dag van gaan maken.'
• Yes-sets: ‘Dus iedereen is hier vandaag, en het is een mooie dag, en jullie hebben allemaal je boek mee, en jullie zijn klaar om te beginnen met leren.'

10. Jezelf voorstellen

Hier zijn ook weer verschillende stijlen voor. Een van de stijlen die altijd erg goed werkt, is het toevoegen van persoonlijke details over jezelf: waar je woont, met wie je woont, wat je hobby's zijn etc. want zo geef je zelf het goede voorbeeld voor het publiek als je wil dat zij ook open zijn en veel gaan delen.

11. Link naar vorige spreker

• Ga kort inhoudelijk in op waarover de vorige spreker het had en verbind het met jouw onderwerp.

12. De ‘wat' alvast kort noemen

• Om het onderwerp duidelijk te maken kun je op het begin alvast de ‘wat' introduceren.

13. Structuur uitleggen: het kader neerleggen

• Het is belangrijk om de structuur uit te leggen: tell em what you gonna tell em, tell em, tell em what you told em.
• Duidelijk zeggen: ‘Wat gaan we allemaal doen.'
• Bijvoorbeeld: ‘Er zijn 3 dingen waar ik over ga praten/3 ontdekkingen die jullie kunnen helpen
  (Geef tijdens je presentatie ook steeds duidelijk het begin en einde van die onderdelen aan: duidelijke overgang)
• Een voorbeeld van een structuur is:
  1. Status quo schetsen.
  2. Vertellen hoe het moet zijn.
  3. Vergelijk die twee. Maak het gat zo groot mogelijk: ‘Hier is het verleden en heden, en kijk, daar is de toekomst.'
  4. Spring constant tussen die twee tijdens je presentatie. Want je moet de huidige status quo/resistance gebruiken als de wind voor een zeilboot: dan gaat het juist sterker!
• Dit moment kun je goed aangrijpen om een kader neer te leggen, zodat je het kader later kunt verdedigen wanneer er dingen anders dan gepland gaan. Je kunt bijvoorbeeld vertellen wanneer de momenten zijn om vragen te stellen.
• Geef jouw ‘spelregels' op. Dit is cruciaal omdat je hiermee de sfeer manipuleert. Dit kun je bijvoorbeeld slim doen door als spelregel op te stellen dat iedereen actief meedoet en open is voor nieuwe ervaringen. Ook kun je in de spelregels het ‘ontdek-kader' neerzetten: ‘Doe het gerust anders dan de opdracht was: regels zijn er om gebroken te worden. Kom tot je eigen ontdekkingen.’
• Ook is dit het moment om het halen-brengen-principe te introduceren: ‘Als jij alleen komt halen, zal ik jou niks brengen. Wel fair.'
• Zorg er ook voor dat je de deelnemers aanmoedigt om veel feedback te vragen en te geven, en vooral om dit tijdig te doen. ‘Als je aan het einde van de training pas zegt wat er voor verbetering vatbaar is, kunnen we er weinig meer voor je aan gaan doen.'

Wij zijn één. Ik was niet de leraar als er geen studenten waren. Ik heb iets heel bijzonders waar jullie aandacht voor zouden moeten hebben, ‘dus ik ben de leraar, de inner groep en jullie de outer groep.' Ik weet dondergoed dat ik niet de leraar kan zijn tenzij jullie komen. Zo is mijn status volledig en positief volledig afhankelijk van jullie. Dit zijn niet dingen die ik eerst heb, en die jullie krijgen. Deze dingen ontstaan gezamenlijk en wederkerig. Als jullie niet zouden komen, zou ik niet praten. Ik zou niet weten wat te zeggen, want ik leende jullie taal. Mijn status als leraar is volledig afhankelijk van jullie.
– Alan Watts

14. De waarom

• Waarom en waarmee wil je het publiek inspireren?
• ‘Als ik jullie een tool gaf waarmee je eenvoudig en krachtig overal overeenstemming kunt creëren op je werk en privé, zou dat dan interessant zijn voor jullie?'
• ‘Kan het waardevol zijn voor jullie om … te leren?'

15. Het doel duidelijk hebben

• vertel (of liever: vraag) wat het doel is: leren.

16. Persoonlijke doelen

• Dit is een onderdeel van de ‘waarom'. SMART per persoon laten opschrijven.
• Vanaf de tweede keer vraag je: ‘Waar zijn we gebleven en waar gaan we naartoe?'

17. Ijsbreker

• Bekijk deze pagina met echt leuke ijsbrekers.

18. Verwachtingen en intentie zetten

• Vraag het publiek wat het verwacht. Zet dus een intentie met de groep.
• Zet ook het kader neer dat je een toegankelijke trainer bent, waarbij zelfstandig onderzoek aangemoedigd wordt:
  ‘Maar een waarschuwing: accepteer niet alles wat ik zeg, omdat ik het zeg, want het zal je niks goed doen. Je hebt waarschijnlijk al eens klakkeloos dingen aangenomen van anderen, maar neem al helemaal niks klakkeloos aan van mij. Analyseer mijn woorden, op de manier waarop een goudsmid goud analyseert: door te wrijven, schrapen, snijden, smelten… Dus wees aan de ene kant open en ontvankelijk, maar wees aan de andere kant ook willend om zelf te onderzoeken. Anders is het een soort luiheid, en dat willen we niet.'

19. Terugkoppeling

Dit kun je tijdens de eerste les én de volgende lessen doen.

• Eerste les: Wat weten jullie al van dit onderwerp? Waar doet jullie dit aan denken? Bespreek met elkaar wat de methodiek voor jou is, wat je aanspreekt (of juist niet) en hoe je het denkt te kunnen toepassen in je leven.
• Verderop in de training: Vraag om persoonlijke ervaringen van de afgelopen week: wat heb je gedaan waardoor je weet dat het werkt?
• Analyse: verbanden leggen tussen vorige lessen.
• Connecties maken: bijvoorbeeld het publiek met sticky notes laten opschrijven hoe de geleerde onderwerpen met elkaar verbonden zijn.

20. Kennis geven: de ‘wat'

• Geef de benodigde kennis. Doe dat met zoveel mogelijk hulpmiddelen die alle zintuigen prikkelen.
• Nodig de groep bijvoorbeeld uit om naar voren te komen en rond de flipover te komen staan.

21. ‘Concrete practice': de ‘hoe'

• Demo.
• Praktijkoefening.

22. Voorbeelden (en altijd om contra-voorbeelden vragen)

• Dit zijn een aantal voorbeelden…
• Voor wie geldt dit niet? Inderdaad, niet voor iedereen.

23. What if (vragen)

• Dit is een erg belangrijk onderdeel. Het publiek moet de mogelijkheid krijgen om al zijn vragen te kunnen stellen.
• Je stelt de volgende vragen aan het publiek:
  Welke vragen heb je? (Wouw, geen vragen dat is of goed nieuws of slecht nieuws)
  Wat heb je geleerd?
  Wat moeten we weten?
  Wat kun je hiermee? Deze vraag kan eventueel in groepjes besproken worden.
• Vertel het publiek hoe lang ze hebben voor vragen.
• Vraag na het beantwoorden: ‘Heb ik je vraag goed beantwoord?'

24. Huiswerk

• Geef huiswerk op.
• Laat twee deelnemers die elkaar nog niet kennen e-mailadressen uitwisselen om te controleren of ze het huiswerk doen of eventueel om met elkaar te oefenen.

Tip: creativiteit, zoals gedichten, is een goed middel om huiswerk onbewust mee te verwerken. Een leuk voorbeeld van huiswerk is:

• Laat je groep thuis een gedicht hardop lezen. Dit wordt voorafgegaan aan het zitten op een stille plek en ademhalen. Na het lezen van het gedicht maak je er geen analyse van, want anders duw je hem door het filter van het bewuste brein. Als je dan het gedicht nogmaals zou lezen, zou het je niet meer raken.

25. Samenvatting

• Vertel ze wat je ze vertelde (Tell em what you told em).

26. Conclusies

• De conclusie is vaak de Call To Action: de actie die ze moeten doen. Vraag hen het meteen ter plekke te doen na de presentatie. Herhaal de grotere reden, de ‘waarom`.
• Ontwikkel de eigenschap om datgene waarvan je wil dat het publiek het het beste onthoudt, als laatste te vertellen.
• Of eindig met iets waarover ze kunnen nadenken, bijvoorbeeld een statistiek.

27. Generaliseren naar de toekomst: wat heb je geleerd?

Hoe ga je de stof concreet gebruiken in je leven/beroep?

Terwijl jullie je weg vinden naar een stoel die het meest comfortabel is voor jou (pacing), nodig ik jullie uit om terug na te denken over vanochtend, en op te merken welke ervaringen voor jou het belangrijkst waren, er bovenuit staken, en wat je daarvan wil houden, onthouden, en vooruit meenemen in de toekomst om te gebruiken.

Gebruik het volgende sjabloon:

• Wat heb je geleerd, wat heb je ontdekt?
• Kies de belangrijkste uit.
• Vind een plek/tijd in je toekomst
• Pas toe (future pace)
• Verbinden met het persoonlijk doel: ‘Wat is datgene dat je wil leren, weten, wat je wil creëren, bereiken, wat je mogelijk wil maken voor jezelf en je familie/ doen wat belangrijk is voor jou?' ‘Denken jullie dat kennis belangrijk is?'
• Het is goed om nieuwsgierig te zijn, want je begint je af te vragen: ‘Hoe kan ik dit materiaal toepassen?'

28. Sluit je metaforen af (je onafgemaakte verhalen)

Heb je gebruik gemaakt van metaforen? Laat ze nu dan allemaal naar een goed einde komen.

29. Evaluatie/Affectief/Reflectie

Lees het artikel over reflecteren voor alle onderdelen die je hier kunt invoegen. Ook kun je ervoor kiezen om een quiz/test te doen over wat je je publiek geleerd hebt. Doe je een geschreven test, dan is het belangrijk dat de antwoorden leesbaar zijn. Deelnemers die een dokter zijn, nu is het niet de tijd daarvoor. Deelnemers die een dokter willen worden, nu is het ook niet de tijd daarvoor.

30. Slot

• Richt jezelf weer tot de gastheer of presentator: ‘De heer of mevrouw toastmaster'.
• Geniet van het applaus.

31. Introduceer alvast de volgende spreker en vraag om een applaus voor die persoon

• Nadat je je eigen applaus hebt ontvangen, is het tijd om het applaus voor de volgende spreker in te luiden.
• ‘Laten we een ronde applaus geven aan … Dat verdient waardering! Laten we hem een applaus geven.'
• En raad eens voor wie het laatste applaus is: jezelf!

Verder lezen over goed gestructureerde presentaties

Wii je de officiële gids van de TED-methode leren? Schaf dan de TED-methode aan om je presentatie als TED te structureren. Wil je liever gewoon de negen belangrijkste principes van een goede presentatie weten? Ga dan voor ‘Spreek als TED'.

Succes met de opbouw en structuur van jouw presentatie

Dit was de complete gids voor de structuur van jouw presentatie. Laat in de reacties weten hoe je het gebruikt om jouw presentatie op te bouwen!