Bureaucratie, je hebt het woordje wellicht vaak horen vallen. Bijvoorbeeld wanneer het gaat over ‘bureaucratie in de zorg’ of bureaucratie in verre landen. Daar een handtekening halen, daar weer inleveren en opnieuw beginnen want bijlage 57-1c was niet bijgevoegd… Lees verder…

Wat is bureaucratie? Een definitie…

Woorden.org geeft de volgende definitie van bureaucratie:

Sfeer van traagheid en starheid door te veel ingewikkelde regels en een te grote macht van ambtenaren.

En de synoniemen van bureaucratie? Overhead & ambtenarij

Hoewel overhead geen officieel synoniem van bureaucratie is, hebben deze termen heel veel raakvlakken:

Wat betekent overhead? Mijnwoordenboek.nl geeft een vertaling vanuit het Engels:

EN: overhead sector NL: niet produktief personeel

Laten we nu de definitie van Wikipedia erbij pakken:

Overhead (bedrijfskunde) De overhead of vaste lasten is het deel van een budget dat een organisatie aan de eigen organisatie besteedt. Het is een maat voor de efficiëntie van een organisatie. Geld dat een organisatie aan zichzelf besteedt, komt niet ten goede aan de doelen van deze organisatie.

Oké! En voor de volledigheid nog de definitie van het woordenboek:

De overhead zelfst.naamw. (m.) Uitspraak:   [‘ovərhɛ:t] bedrijfskosten die niet direct met de productie te maken hebben.

Heeft overheid iets te maken met overhead?

En hoe zit het met het woordje overheid? Hoewel overheid niet hetzelfde betekent als overhead, geeft Mijnwoordenboek.nl wel ambtenarij aan als synoniem voor bureaucratie:

1) Ambtenaarheerschappij 2) Ambtenaarsheerschappij 3) Ambtenarij 4) Burocratisme 5) Heerschappij van de ambtenaren.

Antoniem voor bureaucratie: Adhocratie

Het tegenovergestelde van bureaucratie is adhocratie. Voorbeelden van adhocratie zijn kleine, flexibele projectteams of -groepen die veelal zonder uitgebreide formele structuur werken. Er zijn weinig formaliteiten die het werk bemoeilijken.

Hoe kun je in jouw organisatie meer adhocratie creëren? Laten we naar de drie essentiële tips kijken…

Tip 1 – Hoe kun je door bureaucratie heen breken? Stel volhardende vragen

Als je in (of met) een groot bedrijf werkt, kan het verleidelijk zijn om de bureaucratie – namelijk de omvang van het bedrijf en de buitensporige procedures – de schuld te geven van het gebrek aan resultaten en/of efficiëntie. Maar de echte boosdoener is vaak ons eigen onvermogen om er doorheen te navigeren.

De bureaucratie is als het ijzige oppervlak dat over een ijzige oceaan glinstert. Kleine scheurtjes kunnen genoeg vooruitgang bieden voor een schip om door te varen. Als je stilzit, loop je het risico vast te lopen. Maar als je het ijs geleidelijk aan breekt, kun je verder gaan.

In plaats van je over te geven aan de bureaucratie, neem je het op je om het te doorbreken. In organisaties met bureaucratie kunnen we vertrouwen op een sterk wapen: de volhardende vraag. Het metamodel is hier een krachtige gids voor.

Probeer het bureaucratische ijs te doorbreken met vragen als:

  • “Waarom voelt het alsof we steeds weer dezelfde vergadering en discussie hebben, steeds weer opnieuw?
  • “Waarom proberen we het niet gewoon uit en kijken we wat er gebeurt?
  • “Wat (of wie) staat ons in de weg bij het nemen van een beslissing?
  • “Wanneer precies zullen we hier een definitief antwoord op hebben?”

Tip 2 – Leid de boel voorwaarts met beslissingen

Je hoeft niet de baas te zijn om deze vragen te stellen. Integendeel, ze worden het best gesteld door de mensen die belast zijn met de operaties en de uitvoering.

Bij een succesvol bedrijf in Amerika werd eens aan een medewerker gevraagd naar het geheim van de snelle vooruitgang en innovatiekract van het bedrijf. “Ik maak de beslissingen voor mijn bazen,” zei hij. “Je kunt niet zomaar blijven zitten en mensen over dingen laten nadenken, je moet ze de beslissingen laten nemen.

Tip 3 – Kortom: neem leiding en trek de boel vooruit

Kortom: breng beweging in de brouwerij!

  • Wees degene die de vervelende vragen stelt.
  • Probeer niet iedereen zover te krijgen dat iedereen het ermee eens is.
  • Zet mensen op hun plek.
  • Moedig mensen aan om hun bezwaren te delen.
  • Als er onduidelijkheid bestaat over de volgende stap, roep het dan uit!

Leestip: ‘Het nieuwe organiseren – Alternatieven voor de bureaucratie’

Meer inzichten rondom bureaucratie en adhocratie vind je in het academisch onderbouwde boek ‘Het nieuwe organiseren’.

Op jouw succes!

Beluister 5 bonus-audio’s

Er is van alles te ontdekken rondom dit soort materiaal. Luister hier alvast naar vijf audio-bites uit de luisterbundel met 42 uur aan audio vol met NLP, persoonlijke ontwikkeling en praktische handvatten.

Tot slot hebben we nog gratis bronnen voor je:

Gerelateerd: lees verder...