Effectief Communiceren: 16 Tips Om Beter & Duidelijker Te Communiceren

Hoe kun je beter, duidelijker & effectiever communiceren? Bijvoorbeeld op de werkvloer of met je partner? Wat zijn de beste tips om je persoonlijke communicatie te verbeteren? Wat zijn de voorwaarden voor effectieve communicatie? Lees verder voor de effectieve communicatie-technieken, tips, theorieën en voorbeelden…

Tip 1 – Hoe kun je duidelijk, kort en bondig communiceren? Neem jezelf op!

Mensen met langdradige, saaie verhalen… die mogen we niet zo graag. Ze nemen onze kostbare tijd in beslag. Hoe zorg je ervoor dat je niet zoals die mensen wordt?

Neem jezelf iedere dag op en hoor jezelf terug. Luister eens hoe je praat.

• Kom ik to the point?
• Ben ik niet aan het afdwalen?
• Praat ik gestructureerd?
• Praat ik helder, kort en bondig zonder langdradig te worden?
• Wat is de kwaliteit van mijn communicatie? Let bijvoorbeeld op je ‘uhhhms' of ‘eigenlijk'.
• Welke woorden gebruik ik?
• Ben ik geloofwaardig en overtuigend of heb ik een langdradig en saai verhaal?
• Neem de tweede en derde positie aan en geef jezelf feedback.

Oefenen is het sleutelwoord. Doe dit een aantal weken of maanden. Om het makkelijker en leuker te maken, kun je met wat vrienden afspreken om dagelijks een video van jezelf in een Whatsapp-groep te plaatsen. Het handige hiervan is dat je bij Whatsapp sowieso maar filmpjes van tweeënhalf minuten kunt insturen. Je moet dus wel snel to the point komen! Ook zou je een openbare vlog kunnen beginnen.

Tip 2 – Zet een helder ‘kader' neer… Met andere woorden: wees goed in verwachtingen managen

Verwachtingen te managen is de ultieme vorm van duidelijk communiceren. Dit houdt in dat je van te voren vertelt wat er wel en niet zal gebeuren. Je zorgt er bijvoorbeeld voor dat er geen kans bestaat dat mensen er pas later achter moeten komen dat ze iets niet gaan krijgen waar ze wel op gehoopt hadden.

Wanneer iedereen van te voren weet wat hij/zij kan verwachten en wat hij/zij absoluut niet kan verwachten, kunnen er geen vervelende verrassingen ontstaan.

Concrete voorbeelden?

Laat van te voren helder aan een klant weten welke verantwoordelijkheden, taken en eindresultaten wel en niet onder de opdracht vallen.

Laat vrijwilligers altijd van te voren weten welke onkosten ze wel of niet kunnen declareren.

Ik laat altijd van te voren aan potentiële gastbloggers weten dat er een kans bestaat dat ik een gastartikel afwijs. Ook laat ik ze weten dat ze zeker niet kunnen verwachten dat ze er veel websitebezoekers door gaan krijgen.

Zie je het belang in om van te voren alles helder mede te delen? Met name het communiceren van de beperkingen is erg belangrijk. Wil je open en eerlijk communiceren? Dan heeft het weinig zin om dat achteraf te doen. Hoe eerder, hoe beter.

Tip 3 – Herken wanneer je concrete en abstracte woorden gebruikt: zorg voor een goede mix

Laten we eerst eens kijken naar wat abstract en concreet eigenlijk is:

• Abstracte woorden zijn bijvoorbeeld: ‘innovatie', ‘processen' en ‘ontwikkeling'.
• Concrete(re) woorden zijn bijvoorbeeld: ‘de nieuwe Iphone-versie', 'tekenen met AutoCAD-software' en ‘nieuwe functie toevoegen'. 

Heb je eventjes drie zinnen achter elkaar in extreem abstracte termen gepraat, volg het dan op met een paar zinnen met concrete voorbeelden. Anders loop je het gevaar om een kantoortaal-monster te worden.

Een handige tool om te kunnen schakelen tussen concretere en abstractere woorden, is het chunking-model.

Tip 4 – Koppel vaak terug naar de (begin)doelen van het gesprek

Door vaak een link te leggen naar de doelen/intenties van het gesprek, waak je er niet alleen voor dat het geen doelloos gesprek wordt, maar dan krijg je ook makkelijker overeenstemming. Gewoon even herinneren wat de gezamenlijke intentie is:

• “We zitten hier om…”
• “We willen allebei dat…”
• “Ons doel is hier dat…”

Hierover kun je meer lezen in dit onderhandelingsmodel.

Tip 5 – Benoem de intentie achter waarom je iets uitspreekt

Zoals je in de vorige tip las, kan een gesprek een doel – oftewel intentie hebben. Hetzelfde geldt voor individuele zinnen in een gesprek. Iedere zin kan een intentie hebben.

Een baas kan wel zeggen: ‘We moeten die zaal leegmaken,' maar als de intentie niet duidelijk is, kunnen verwarringen ontstaan en dat zijn geen goedkope grapjes. Zo kan de werknemer die hoort dat hij de zaal leeg moet maken, alles tip-top opruimen en klaarzetten omdat hij denkt dat die zaal straks door een groep goedbetalende klanten gebruikt gaat worden, terwijl de intentie van de baas was om ruimte vrij te maken om er tijdelijk wat spullen in op te slaan.

Een zin kan dus verschillende dingen betekenen, en je kunt de juiste betekenis extra duidelijk maken door de intentie erbij te vermelden.

Tip 6 – Laat het weten als je de ander niet meer kunt volgen

Heb je het verhaal van de ander niet kunnen volgen? Of is het zo luid in de omgeving dat je niet hebt verstaan wat de ander zei? Laat het nooit zomaar voorbij gaan, maar vraag altijd of de ander het wil herhalen totdat je doorhebt wat de ander wilde zeggen.

We zijn van nature ‘bang' om te laten merken dat we even niet aan het opletten waren. Ook zijn we bang om iemand ‘lastig te vallen' met de vraag of de ander het opnieuw, op een andere of misschien wel duidelijkere manier kan uitleggen.

Wat moet je dan doen? Juist wel de ander vragen om het te herhalen – en dat kan gerust in de gebiedende wijs (‘Herhaal dat laatste nog eventjes'). Want anders ontstaat er niet alleen miscommunicatie, maar ook een deuk in ‘het verbindende gevoel' tussen jullie, wat ook wel rapport genoemd wordt.

Misschien ben je even met een zakenrelatie naar je kantoor gelopen zodat je wat zaken kon opschrijven en printen. Je aandacht is dan volledig bij het correct opschrijven en printen. Als ondertussen je zakenrelatie een anekdote aan het vertellen is, terwijl je het verhaal en de clue niet hebt meegekregen – omdat je voor die zakenrelatie wat aan het regelen was – zeg dan eerlijk dat je het hele verhaal niet gevolgd hebt omdat je wat voor hem/haar aan het regelen was.

Dat is veel beter dan die belangrijke zakenrelatie weg laten lopen met het gevoel dat jij niet aan het luisteren was, terwijl hij/zij ook nog denkt dat je ondertussen met allerlei andere zaken bezig was.

Tip 7 – Communicatie = afstemmen: doe een check bij de ander!

Checken is heel belangrijk in communicatie. Anders kun je er bijvoorbeeld van uitgaan dat de ander jouw verhaal volgt, terwijl dat niet zo is en jij je tijd aan het verdoen bent met de rest van je verhaal.

In de vorige tip leerde we al dat wij de ander gerust kunnen vragen om iets te verduidelijken. Weet ook dat anderen dit vaak niet bij jou durven te doen. Help ze door het gewoon te checken. Dit is de TOTE-filosofie: pas doorgaan wanneer je weet dat het kan.

Denk aan ANNA: Alles Navragen, Niets Aannemen.

Check ook jouw aannames over anderen. Je wist misschien al dat je niet moet gaan invullen voor een ander, maar kies je ervoor om tóch een aanname te maken, doe dan op zijn minst een check bij de ander.

De volgende zin zit vol aannames die beter van te voren gecheckt hadden kunnen worden:

‘Jij was ontevreden. Dat gevoel hoort bij jou. Ik begrijp het dat je er niks over wilt zeggen en dat je nu weg wilt gaan.'

Deze zin was goed geweest als de andere persoon dit letterlijk zo had gezegd, maar als dit jouw eigen conclusie / aanname is, dan is dat erg vervelend voor de ander om te horen.

Voordat je die conclusie(s) trekt, is het goed om te checken of de andere persoon misschien wél de behoefte heeft om haar reactie te verklaren. Bovendien is ‘dat gevoel hoort bij jou' slechts jouw opvatting – en zelfs voor de meest correcte opvatting zoals ‘We zijn allemaal gelijkwaardig' geldt: iedereen gelooft wat anders, dus maak niet zomaar een aanname zonder een check.

Clarify & verify. Controleer ook of je het bericht van anderen goed hebt begrepen.

Ook is het zinvol om een check bij de ander uit te voeren vóórdat je een knoop door wilt hakken, een beslissing wilt maken en anderen daarin wilt gaan leiden. Kijk maar naar onderstaand voorbeeld:

Stel dat jij tijdens een team-oefening wilt beslissen om van oefenpartners te wisselen. In plaats van direct te zeggen: “Kom, we gaan wisselen”, voer je een check uit door te vragen: “Ik schat nu in dat het prettig is om door te wisselen – wat vind jij?”

Tip 8 – Bereid voor wat je wilt zeggen of vragen

Kom je bijvoorbeeld naar een vergadering, bereid dan voor wat je wilt zeggen of wat je wilt vragen. Denk van te voren na over jouw hulpvragen en hoe je het beste kunt samenvatten wat jij de afgelopen tijd hebt gedaan. Dit maakt je communicatie superscherp, kort en bondig. Moet je er namelijk bij nadenken, dan wordt het al gauw een langdradig verhaal.

Tip 9 – Duidelijk communiceren? Geef dan concrete feedback

Feedback geven we continu, de hele dag door. Vaak is feedback echter erg wollig en ongestructureerd. Helder communiceren betekent helder feedback geven. Lees hier hoe je concrete, zintuiglijk waarneembare feedback geeft.

Een samenvatting van hoe je dit kunt doen:

1. Benoem eerst wat feiten. “Ik hoorde je in totaal vijf keer “uhmmm” zeggen.
2. Benoem wat voor reactie dat bij jou opwekte. “Bij mij persoonlijk gaf dat het gevoel dat je niet goed voorbereid was.”
3. Check bij de ander: “Wat ik net zei, was een persoonlijke invulling van mij, dus ik kan het ook fout hebben. Kun je je vinden in mijn gevoel of zat ik er helemaal naast en was het wat anders?”
4. Benoem een suggestie voor de volgende keer: “Om de volgende keer nog beter voor de dag te komen, raad ik aan om nog een half uurtje extra te oefenen voor je je presentatie geeft, zodat ik dan minder “uhmms” tel.

Tip 10 – Boodschap duidelijk overbrengen? Laat al je zinnen voor maar één interpretatie vatbaar zijn

Heel veel woorden zijn voor meerdere interpretaties vatbaar. De meest duidelijk communicerende mensen zijn zich altijd bewust van de kans op generalisaties, weglatingen en vervormingen in hun communicatie. Dit is vooral van belang bij schriftelijke communicatie.

Wat gaat er mis in onderstaand citaat uit een e-mail?

“Dezelfde content als een andere website plaatsen doen we niet vanwege Google SEO.”

Bovenstaande zin kan betekenen dat Google SEO de reden is, of het kan betekenen dat Google SEO juist niet de reden is. Meestal kom je deze valkuilen in communicatie pas tegen als je je mail nog eens rustig naleest.

Alle woorden in de boodschap moeten voor één betekenis vatbaar zijn: er zijn geen grove generalisaties, vervormingen en weglatingen toegestaan bij het geven van taken. Bespeur je een potentiële generalisatie, vervorming of weglating, zorg dan voor een toelichting om het te specificeren.

• Laat de ander weten of de taak secuur en kwalitatief moet, of dat het snel gedaan moet worden waarbij de kwaliteit niet hoog hoeft te zijn.
• Geef een indicatie van het maximaal aantal uren dat eraan besteed kan worden.
• TOTE: laat de andere persoon niet zomaar beginnen met de taak, maar laat hem/haar eerst vertellen welke stappen hij/zij gaat nemen en geef daar een go op. Hiermee voorkom je dat de ander bedenkt om urenlang een activiteit te doen die eigenlijk niks oplevert.

Als je deze principes toepast, kom je bijvoorbeeld op de volgende taakomschrijving uit:

Bijgaand vind je een 5-tal vacatures / projectomschrijvingen voor stages. Kun jij deze uiterlijk vrijdag 6 mei bij zoveel mogelijk universiteiten en hogescholen indienen? Vermeld mij steeds als contactpersoon, te bereiken via e-mail en telefonisch.

Om ze bij 20 hogescholen en stagebanken aan te melden, zal ongeveer 6 uur nodig zijn volgens mij. Stuur me een mailtje met de stappen die je gaat ondernemen. Dan zal ik daarop een go geven.

Laat het gerust weten als je nog vragen hebt.

Tip 11 – Beter communiceren? Spreek luid

Een open deur die toch even benoemd moet worden, omdat volume tot de essentie van communicatie behoort. Mensen die niet luid genoeg praten, zijn per definitie slecht aan het communiceren. Als de ander je niet kan verstaan, komt de boodschap überhaupt niet over.

Luid praten heeft vele voordelen: je voorkomt miscommunicatie, je voorkomt frustraties van anderen die jou moeilijk kunnen horen én je komt niet meer over als een onzeker persoon die z'n stem niet durft te laten horen. Dus ja, dit heeft ook direct effect op je charisma. Over charisma gesproken… zie volgende tip!

Tip 12 – Beter communiceren op de werkvloer? Praat alsjeblieft met charisma

In veel banen is jouw toegevoegde waarde voor een groot deel dat jij je mond open doet. Als je besluit te praten, dan breng je ook daadwerkelijk toegevoegde waarde als je jouw boodschap met charisma brengt. Dan breng je namelijk iets waardevols. Zonder overtuiging en charisma weten de ontvangers niet zo goed wat ze met de boodschap moeten, en of ze het überhaupt moeten aannemen.

Metaforisch gezien heeft 7% van je communicatie te maken met je woorden. De woorden zelf zijn ondergeschikt aan hoe je ze vertelt. Vertel ze met passie. Met emotie!

Concrete elementen van een charismatische overdracht van een boodschap:

• Diepe ademhaling.
• Ademhaling vanuit de buik.
• Een lage stem.
• Een langzaam spreektempo.
• Een zachte stem.
• Een hoog volume.
• Mensen aankijken terwijl je met ze praat.

Meer charisma-tips vind je hier.

Tip 13 – Stel geen langdradige en wollige, maar heldere en concrete vragen

Goede vragen stellen is een teken van goede communicatie. Hoe stel je goede vragen? Let op onderstaande aandachtspunten:

• Vertel geen verhaal, maar stel een vraag.
• Ontleed alle woorden die in je vraag voorkomen. Vraag je bijvoorbeeld hoe je meer vrijheid kunt ervaren, licht dan ook toe wat vrijheid specifiek voor jou betekent. Als hulpmiddel hiervoor kun je het metamodel gebruiken. 
• Ga met je vraag niet voorbij aan het doel. Neem bijvoorbeeld de volgende vraag: ‘Hoe moet je tijdens een sollicitatie verzorgd overkomen en tegelijk niet teveel geven om wat anderen over je denken?' Dit is een vraag die zich vastbijt op het conflicteren van de principes ‘persoonlijke verzorging' en ‘minder om dingen geven'. Deze vraag gaat het doel volledig voorbij. Houd niet vast aan die principes. Zorg dat je de situatie oplost: het doel is de baan krijgen dus doe wat nodig is om die baan te krijgen. Als nette kleding en een knipbeurt daaraan bijdragen, dan doe je dat gewoon.
• Maak je vraag niet te complex.

Hier leer je meer over het stellen van goede vragen.

Tip 14 – Houd je kritiek soms eens in, kijk in de spiegel en laat het goede voorbeeld zien

Een erg krachtige communicatietip is om naar jezelf te kijken voordat je kritiek geeft. Veel dingen die we namelijk buiten ons zien, zijn een spiegel voor wat we aan onszelf kunnen verbeteren. Dit is de krachtige communicatietechniek van Byron Katie: laat zelf eerst maar eens het goede voorbeeld zien.

Tip 15 – Denk aan het principe van Dale Carnegie: Seek first to understand, then to be understood

Uitstekend communicerende mensen weten: ik moet eerst de ander begrijpen en daarna kan ik pas mijn eigen boodschap overbrengen. Dit is het principe van volgen en leiden. De ander zal pas iets van jou aannemen als hij/zij weet dat jij hun situatie, pijn, motivaties en verlangens snapt.

Hij snapt mij en mijn unieke situatie echt goed, dus dan zal hij de juiste oplossing ook wel hebben. Ik neem zijn advies ter harte en zal er ook daadwerkelijk wat mee doen!

Zorg er dus voor dat je de belevingswereld van de andere persoon snapt. De vragen om te stellen vind je in dit artikel. Ook is het boek van Dale Carnegie een tijdloze aanrader:

Tip 16 – Lees deze boeken over beter communiceren

• Vond je dit een zinvol artikel? Dan wijs ik je tot slot graag op het inspirerende NLP Doe-Boek, zodat we het ook samen in de praktijk gaan brengen. Hierin zitten meer dan 100 verschillende tools, tips en technieken van NLP, waaronder bruikbare challenges om met effectieve communicatie aan de slag te gaan. Bekijk het NLP Doe-Boek hier >>
• Bekijk tot slot hier de top 10 boeken over beter communiceren.

Bekroond boek over communiceren – met praktische toepassing

Vond je dit een zinvol artikel? Dan wijs ik je op het inspirerende NLP Doe-Boek, zodat we het ook samen in de praktijk gaan brengen. Hierin zitten meer dan 100 verschillende tools, tips en technieken vanuit NLP, waaronder bruikbare challenges om met krachtig communiceren aan de slag te gaan. Bekijk het NLP Doe-Boek hier >>

Op jouw succes!