Vergadering Voorzitten: Hoe Doe Je Dat (Goed)? [10 Beste Tips]

Vergaderingen voorzitten: de een doet het graag en de ander vindt het eigenlijk maar niets. Als je de tips in dit artikel toepast, krijg je meer plezier, resultaat en vergadersucces. Dus lees verder en pas ze toe!

Expertbijdrage | Hielke Boersma | HBU

Vermijd vergaderdrama’s…

Je kent ze wel: mensen die:

1. Anderen steeds in de rede vallen
2. Zichzelf te graag horen praten,
3. Hun levensverhaal echt kwijt moeten
4. Geen besluit nemen en wel overgaan naar het volgende onderwerp
5. Hun ‘slechte’ gevoel meewegen in hun mening of besluit
6. De vergadering verschrikkelijk saai maken omdat humor verboden is
7. Geen samenvatting tussendoor maken
8. De agenda niet volgen
9. De leiding over de vergadering overnemen
10. Niet ingaan op de vraag/ de mening van de ander maar alleen hun eigen mening naar voren brengen

Het gevolg van deze drama’s

Het mag duidelijk zijn dat je snel in slaap dommelt als je aan een vergadering deelneemt en meerdere van deze tranentrekkende drama’s zich voordoen. Laat staan dat je dit vanachter je beeldscherm moet aanschouwen.

Glimlachend vergaderen? Pas deze tips toe

Ja het kan! Met deze tips voor jezelf of de voorzitter wordt jouw overleg wel om te pruimen.

Tip 1. Bromsnor zonder stok

Deel vooraf altijd de agenda! Meest voor de hand liggend maar toch vaak vergeten: een heldere agenda! Een voorzitter zonder agenda is als Bromsnor zonder stok. Hoe kan je nu orde houden als je geen stok hebt om mee te slaan? De agenda bepaalt de onderwerpen, de totale tijdsduur en de tijdsduur per onderwerp. De agenda geeft inzicht door de volgorde en prioriteit van de onderwerpen. Hoe belangrijker het onderwerp, des te frisser wil je de deelnemers hebben. Dus start je met die punten. Bovendien wordt de BOB fase benoemd waarin elk agendapunt zich bevindt (cliffhanger naar tip 3).

Tip 2. De Talking Stick, of Toverstok?

Vurig Paard start de vergadering en laat iedereen aan het woord. Hoe dacht je dat indianen dat deden in de tipi in het halfdonker tijdens hun wekelijkse stammenoverleg? Precies: met een gloeiende stok die ze een voor een rond gaven. Opperhoofd Vurig Paard ziet wanneer je aan het woord bent. Want alleen als je de Stok vasthebt mag je praten. ‘Lastig’,  zeg je? Absoluut! Maar als je het een tijdje gewend bent wil je niet anders meer. Je zult verrast zijn hoe rust in de vergadering bijdraagt aan een betere kwaliteit van het overleg.

Tip 3. Verdeel en beheers

Zet BOB in voor fasering en transparantie bij het bespreken van een onderwerp. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming. Vermeld in welke fase de bespreking van dit onderwerp zich bevindt. Beeldvorming vraagt vaak veel meer tijd dan besluitvorming. In de praktijk wordt vaak echter veel te weinig tijd besteed aan de beeldvorming.  Maak elke keer een rondje per fase, dan leidt je als voorzitter de groep naar een besluit. Dat leidt tot betere besluiten
LET OP: Als je steeds maar niet tot een besluit kunt komen en er allerlei gevoelsargumenten de boventoon voeren dan heb je niet voldoende stil gestaan bij de beeldvormingsfase..

Tip 4. Drugsgebruikers

Ja hoor, in elke vergadering mag je LSD gebruiken. Dat gaat je fantastische heldere inzichten geven in de gedachten wereld van je vergadergenoten. En daarnaast vindt iedereen het leuk om samengevat te worden. Want met (LSD) Luisteren Samenvatten Doorvragen kan je veelpraters makkelijk even stil krijgen en dus onderbreken. Want ook zij vinden het leuk om samengevat te worden. Daarmee trek je het gesprek weer naar je toe. Dan kan je ‘een rondje’ doen, zodat je zeker weet dat iedereen het nog volgt. Na het samenvatten kan je uiteraard Doorvragen zodat je ook nog meer te weten komt over het onderwerp waarover het gaat.

Tip 5. Besluit, besluit, besluit

Neem na elk besproken onderwerp een besluit. Geef een samenvatting van wat er is gezegd en formuleer eene conclusie. Tenslotte formuleer je een besluit dat  uit het voorgaande volgt. Dat besluit kan bijvoorbeeld zijn dat je niets doet, of dat je de taak toebedeelt aan anderen of, dat er verder onderzoek gedaan moet worden, etc. Maar neem een besluit en benoem dat specifiek! Daarmee help je de notulist maar zeker ook de deelnemers want die weten veel beter waar ze aan toe zijn.

Tip 6. Lief en leed rondje

Veel vergaderdeelnemers zien elkaar niet dagelijks, maar de behoefte om sociale dingen te delen is er wel. Dat verbindt het team. Dus is het belangrijk. Dus agendeer een rondje (of twee rondjes) lief en leed. Benoem de tijd die je daarvoor uittrekt en geef iedereen gelegenheid om iets persoonlijks te vertellen. Als je dat op de agenda zet, desnoods dus twee rondes (als je groep wat groter is), dan kan iedereen zijn of haar verhaal kwijt. Als iemand later alsnog met zijn of haar  levensverhaal begint, verwijs dan naar het rondje, dat dus al geweest is of dat nog gaat komen.

Tip 7. Afwijkers en omstandige praters

Je hebt van die mensen, die een heeeeeele lange aanloop nodig hebben om tot hun punt te komen. Vaak is zijn of haar punt allang duidelijk, maar blijft die persoon er nog lang over doorpraten. Hoe onderbreek je hen? Dat doe je als volgt: Beste xxx, ik probeer te begrijpen hoe jouw bijdrage past bij het onderwerp, dat we aan het bespreken zijn. Kan je voor mij aangeven wat de verbinding is? Dan kan ik mij weer concentreren op jouw verhaal en het in de juiste context plaatsen.

Tip 8. Voorzitter en technisch voorzitter

Voorzitter zijn en een vergadering leiden zijn twee verschillende dingen. Dus heb jij nu regelmatig het idee dat iemand anders eigenlijk de leiding heeft terwijl dat niet de voorzitter is, stel dan het technisch voorzitterschap voor. De technisch voorzitter leidt de vergadering, is dus wel baas over de vergadering maar niet over de club. Dat kan een enorme opluchting zijn voor de ‘voorzitter’ maar vooral vaak ook voor de deelnemers van de vergadering

Tip 9. Breakie breakie

Veel mensen kunnen zich maar kort concentreren en bij de les blijven. Dat heeft te maken met je prefontale cortex (PFC), het jongste stuk brein in je hoofd. Je PFC heeft behoefte aan beweging. Na circa 50 minuten stil zitten dut die PFC in. Met als gevolg dat jij nog wel recht op in de vergadering zit…… maar je brein is even uit. Dus neem elke 50 minuten een korte break. Ook zeer belangrijk bij online vergaderen. Dan blijf je fris, houden jullie meer kwaliteit in je overleg en behaal je meer resultaat met je team.

Tip 10. Lachen maar

Lachen geeft ontzettend veel positieve energie. Je wordt er wakker van en er komen fijne hormonen vrij die ervoor zorgen dat je je weer lekker voelt. Dus beperk humor niet tot de pauzes maar laat af en toe ook een goede grap, of gevatte opmerking toe tijdens de vergadering. Natuurlijk gaat het overleg vaak over serieuze onderwerpen. Yin en Yang, de twee helften, houden elkaar in balans. Zonder Yin geen Yang. Dus zorg voor een zekere mate van humor, zodat ook het verdriet af en toe een plaats kan krijgen.

BONUS tip: gebruik Flip

Flip-overs zijn er niet voor niets. Ga als voorzitter niet zelf schrijven op dat papier of het White Bbard of tegenwoordig het scherm. Dan verlies je als voorzitter het overzicht. Maar zo’n overzicht met punten en opmerkingen en gedachten helpen de vergadering en jou als voorzitter enorm. Dan kan elke deelnemer zelf zien/lezen wat er gezegd is en of hij nog aanvullingen heeft. Geen aanvullingen = geen spreektijd. Want als er staat wat je wil zeggen dan hoef je dat niet te herhalen. Laat alle deelnemers hun bijdrage vooraf op papier zetten en deel deze documenten vooraf, zodat iedereen ze heeft kunnen lezen. Dan kan je als voorzitter nog sneller door je agenda heen.

En NU

Bespreek deze tips met je overleg en spreek af dat jullie ze gaan toepassen. En zoals dat gaat als je iets nieuws gaat leren: Denk even aan je eerste stappen of je eerste fietsmeters. Ging dat vanzelf? Of vroeg dat wat oefening met vallen en opstaan? Precies dus iets nieuws leren vervangt iets wat je tot nu toe gewend was om te doen. Dat heet “leren”. Iedereen op elke leeftijd kan dat. Dus ga aan de slag met mijn tips, pas er steeds maar een tegelijk toe. Dan verslik je je er niet in!

Succes!