Belangrijkste regels van feedback geven [Lijst]

Wat zijn de regels van feedback geven? Feedback geven is best lastig. Vooral omdat je je niet teveel met iemand wil bemoeien. Het is ook niet gezond om altijd te denken dat je het beter weet. Dus wanneer geef je feedback en wanneer ben je een bemoeizuchtige tiran? In dit artikel delen we aan welke spelregels je moet voldoen als je feedback geeft.

Het belang van feedback

Feedback zorgt ervoor dat je een beter beeld hebt van je eigen gedrag. Je kunt anderen ook een beter beeld geven van hun gedrag. Feedback gaat natuurlijk niet alleen om gedrag, maar ook om hoe je een opdracht uitvoert of wat je plan van aanpak is. Als twee mensen open en bloot met elkaar in gesprek durven gaan over hoe hun gedrag elkaar beïnvloedt, dan is de kans groot dat ze meer naar elkaar toegroeien en uiteindelijk gemakkelijker door één deur kunnen.

Gedrag interpreteren is soms lastig

Je hebt het ongetwijfeld meer dan eens meegemaakt: je dacht dat iemand je belachelijk maakte, terwijl dat achteraf helemaal niet zo bleek te zijn. Of je dacht dat iemand boos op je was, terwijl die persoon om heel iets anders gefrustreerd was. Het inschatten van hoe een ander zich voelt is vaak al moeilijk genoeg. Inschatten waarom de ander zich zo voelt, is nog moeilijker. Door een feedback gesprek te voeren, leer je ontdekken hoe de ander in elkaar zit.

Niet hetzelfde als oordelen

Feedback geven is niet hetzelfde als beoordelen of iemand veroordelen. Je geeft alleen maar aan hoe je denkt dat het gedrag van een ander tot misverstanden kan leiden en hoe ander gedrag tot minder misverstanden zal leiden. Feedback geven heeft veel minder te maken met oordelen en veel meer met vragen stellen. Je probeert juist meer over de ander te weten te komen. Pas als je weet waarom de ander iets doet, kun je er een oordeel over vellen.

Goed voor de teambuilding

Feedback is ongelooflijk belangrijk voor de teambuilding. Door elkaar feedback te geven, zonder dat je elkaar veroordeelt om gedrag, leer je elkaar beter kennen en begrijpen. Je leert dat de ander geen kwaad in de zin heeft en dat conflicten vaak een ongelukkige samenloop van omstandigheden zijn. Door regelmatig feedback te geven, neem je wrijving weg.

Een belangrijke levensbehoefte

Mensen zijn sociale dieren. Dat geldt voor extraverte mensen, maar ook voor introverte mensen. Allemaal hebben ze anderen nodig om zich gelukkig en volledig te voelen. Zonder goed gezelschap ben je nergens in het leven. Iedereen wil complimentjes ontvangen, vooral voor de mensen die belangrijk voor ons zijn. We willen allemaal graag ergens onderdeel van uitmaken (maar niet van alles, natuurlijk). Zorg dat je negatieve feedback combineert met positieve.

Zelfreflectie is goed voor je

Iedereen wil een gezond zelfbeeld. Want met een gezond zelfbeeld weet je precies wat je wel en wat je niet kunt. Maar als je jezelf steeds dezelfde vragen blijft stellen, zul je ook steeds dezelfde antwoorden krijgen. Wat je nodig hebt, is een ander perspectief. Als een ander zijn of haar perspectief met je deelt, kom je andere dingen over jezelf te weten dan wanneer je in de spiegel krijgt. Je leert verborgen mooie, maar ook minder mooie kanten van jezelf.

Gelukkiger zijn op werk

Wist je dat genoeg feedback tot meer geluk op de werkvloer leidt? Dat heeft ermee te maken dat iedereen behoefte heeft aan erkenning en aandacht. Als mensen elkaar proberen te begrijpen, zullen er minder conflicten ontstaan. Er zal minder wrijving zijn, waardoor mensen met meer plezier naar hun werk gaan. Meer werkplezier zorgt ook voor meer productiviteit.

Kwestie van geven en nemen

Feedback geef je, maar feedback krijg je ook. Je geeft en je neemt. Dat houdt ook in dat als je kritisch op iemand bent, je ook moet accepteren dat iemand anders kritisch is op jou. Dat hoort erbij. Behalve kritiek geven (nemen), moet je ook complimenten kunnen geven (geven).

Dit zijn de regels van feedback

Laten we eens naar de regels gaan kijken:

Regel 1: Zorg dat de feedback constructief is

Met constructief wordt bedoeld dat de ontvanger er iets mee kan. Het moet een advies zijn, geen kritiek. Als je iets opmerkt aan iemands gedrag, zeg dan niet alleen wat je niet bevalt, maar ook waarom het je niet bevalt en waarom een alternatief gedrag gewenst zou zijn.

Regel 2: Concrete voorbeelden werken het best

Als je feedback geeft en je wilt dat de ander je zo goed mogelijk begrijpt, dan zul je concreet moeten zijn. Met andere woorden: je zult over een bepaalde situatie moeten vertellen waarin een collega iets fijns of juist niet fijns deed. Je moet niet iets wazigs zeggen als “soms doe je…” of “je bent soms een beetje…” Dat is ontzettend vaag en daar kan de ander weinig mee.

Regel 3: Feedback geef je uit jezelf

Uit jezelf feedback geven, betekent dat je deelt wat jou in het bijzonder is opgevallen. Je zegt niet zoiets als “mensen moeten…” of “iedereen denkt dat je…” Niet alleen maak je het dan onpersoonlijk, het is ook nog eens heel aanvallend, omdat het voor de persoon die je deze feedback geeft, overkomt alsof iedereen zich tegen hem of haar keert. Vaak is dat niet het geval.

Regel 4: Zorg dat jullie met z’n tweeën zijn

Er bestaat zoiets als het goede en het verkeerde moment om feedback te geven. Feedback geef je eigenlijk alleen als je met zijn tweeën samen bent. Wat je elkaar te vertellen hebt, hoeft verder niemand te horen. Dus voorkom dat je elkaar feedback in een groep geeft, waar ook anderen bij zijn en waar iedereen mee kan luisteren. Het is het beste een rustig tijdstip uit te kiezen, waar jullie beiden tijd voor elkaar hebben, zonder dat er mensen meeluisteren.

Regel 5: Feedback als het wat minder gaat

Feedback geef je vooral in een situatie dat de samenwerking wat minder soepel loopt. Als het al goed zit tussen jullie, dan is er weinig reden elkaar feedback te geven. Het is het beste samen een gesprek te voeren en feedback te geven op een moment dat de situatie nog niet uit de hand gelopen is. Dus: voor er ruzie ontstaat. Bij een ruzie is conflictbemiddeling op zijn plek.

Regel 6: Gebruik de 360-graden feedbacktechniek

360 graden feedback houdt in dat de feedback uit verschillende hoeken komt. Dit is een type feedback dat vooral veel wordt gebruikt bij beoordelings- of functioneringsgesprekken. De beoordeling tussen werkgever en werknemer wordt vaak “180-graden feedback” genoemd. Als de beoordeling plaatsvindt door meerdere mensen tegelijk, dan wordt het ook wel “360-graden feedback” genoemd. Vaak gebeurt dit door middel van een beoordelingsformulier.

Regel 7: Ook maak gebruik van de “Ik-Ik-Jij methode”

Als je van de Ik-Ik-Jij methode gebruik maakt, breng je zowel het perspectief van de gever als van de ontvanger in beeld:

• Ik (1): je maakt gedrag bespreekbaar – met welk gedrag heb je moeite?
  
• Ik (2): je geeft aan welk gevoel dit gedrag bij je opwekt – vind je het gedrag niet fijn? Zorgt het voor een gebrek aan vertrouwen?
  
• Jij: nu stel je de vraag of de ander het beschreven gedrag herkent en er iets over wil delen

Regel 8: Hoe begin je het feedbackgesprek?

Feedback geven kan lastig zijn, want er is altijd de kans dat de persoon die je feedback geeft zich aangevallen voelt. Als die ander zich voelt aangevallen, zal er automatisch een “vecht of vlucht” reactie ontstaat. Het gedrag wordt of ontkent, of er wordt weerstand geboden. Zorg er dus voor dat je het gesprek op een goede manier begint en de ander er niet plotseling mee overvalt. Laat de ontvanger bijvoorbeeld aangeven wanneer hij of zij de feedback wil ontvangen.

Regel 9: Blijf op de toekomst focussen

Feedback geef je met oog op de toekomst. Gedrag veranderen doe je niet in het verleden, maar om jullie werksituatie in de toekomst te verbeteren. Het beste is situaties uit het recente verleden kort te bespreken en aan te geven waarom hierbij wrijving ontstond. Maar uiteindelijk ligt de focus toch vooral op de toekomst: wat kan er in de toekomst veranderen? Heb je praktische tips of suggesties, dan is dat een schone zaak. Hier kan de ander echt iets mee.

Regel 10: Waardering tonen is heel belangrijk

Als je feedback alleen maar gebruikt om kritiek op iemand te uiten, dan kom je al snel over als een lid van de Spaanse Inquisitie – en Monthy Python heeft aangetoond wat voor slechte naam de inquisitie heeft. Als je alleen maar kritiek op een ander hebt, zal die ander niet naar je willen luisteren (ook al heb je gelijk). De reden hiervoor is de volgende: “wie ben jij om over mij te oordelen?” zal de ander denken. Zelf ben je waarschijnlijk ook niet perfect.

Regel 11: Wat doe je als je feedback krijgt?

Feedback krijgen kan lastig, of ronduit vervelend, zijn. Maar onthoud dat de ander het vaak ook niet prettig vindt om feedback te geven. Het is belangrijk dat je niet stil blijft als je feedback krijgt, maart je op tijd laat horen. Laat weten of je het gedrag herkent en vertel hoe het gedrag ontstaan is. Geef aan of je de feedback van de ander begrijpt: stel eventueel ook vragen. Ben je het er echt niet mee eens omdat je het onrechtvaardig vindt, laat dat ook weten.

Regel 12: Niet te emotioneel worden

Het is verleidelijk om tijdens het geven van feedback erg emotioneel te worden. Maar pas op: niet doen. De ander heeft namelijk helemaal niets aan jouw heftige emoties. Hierdoor kan de ander weerstand gaan voelen op jou te reageren en het liefst zo snel mogelijk willen vertrekken.

Regel 13: De Pendleton-methode gebruiken

Deze methode wordt vooral bij individuele opdrachten en activiteiten gebruikt. Je pakt het als volgt aan:

• Je vraagt eerst de ander wat er goed ging
• Vervolgens geef je zelf aan wat er volgens jou goedging
• Dan vraag je wat er beter kon
• Vervolgens geef je zelf aan wat er beter kon volgens jou
• Op basis van de antwoorden van jullie beiden maak je nieuwe, concrete afspraken.

YouTube advies: aan deze regels hou je je bij het geven van feedback

De beste feedback geven? In deze video licht een cognitief psychologe toe hoe je dat moet doen:

Op jouw succes!