De Time Management Matrix van Covey / Eisenhower

De Time Management Matrix van Covey en Eisenhower: hoe werkt dat? Wat is precies de Time Management Matrix van Covey? Hoe kun je deze Eisenhower-matrix in de praktijk gebruiken? Je leert het hier. Lees verder…

Covey’s tijdmatrix helpt je om je tijd op een geode manier te managen. Op die manier kan je voorkomen dat je op je werk (maar ook in je vrije tijd) teveel stress ervaart. Teveel stress kan bijvoorbeeld de oorzaak zijn van een burn-out. De Matrix van Covey is bedoeld om op een gezonde manier met tijd, taken, planningen, projecten en stress om te gaan. In deze blog zullen we met je bespreken hoe dit exact werkt.

Hoe is de Time Management Matrix van Covey ontstaan?

Wist je dat de Time Management Matrix van Covey niet is bedacht door ene Covey, maar juist door een Amerikaanse president? Die president was Dwight D. Eisenhower. Het was de methode van Eisenhower die door Stephen Covey verder werd uitgebreid in het bestseller boek ‘The 7 Habits of Highly Effective People’. Eisenhower zou het model hebben opgesteld aan de hand van dit citaat: “urgente zaken zijn zelden belangrijk, belangrijke zelden urgent.”

Vóórdat Covey hiermee kwam, gingen we op een veel simpelere manier om met management:

• Opschrijven van taken op to-do-lists.
• Kalenders en agenda's.

Veel meer was er niet… totdat we dankzij Covey ook gingen kijken naar prioriteiten, urgentie, effectiviteit en efficiency.

Categorieën van het model

De Time Management Matrix maakt gebruik van de categorieën ‘Urgentie’ en ‘Belang’. Zaken die ‘Urgent’ zijn, zijn zaken die zo snel mogelijk moeten worden aangepakt. Het feit dat ze snel moeten worden aangepakt, wil dan weer niet zeggen dat ze super belangrijk zijn. Zo zijn er ook zaken die ‘Belangrijk’ zijn. Hiervoor moet vaak lang worden nagedacht voor er een plan van aanpak kan worden gemaakt. Hoe belangrijker het ding, hoe zorgvuldiger je moet zijn.

De Matrix heeft vier vlakken

De Time Managent Matrix bestaat in totaal uit vier vlakken. Zo heb je vier verschillende categorieën. Verticaal heb je de categorieën ‘Urgent’ en ‘Niet Urgent’, horizontaal heb je dan de categorieën ‘Belangrijk’ en ‘Niet Belangrijk’. 2 x 2 opties leidt in totaal tot 4 verschillende velden:

• Zaken die belangrijk + urgent zijn
• Zaken die Belangrijk + niet urgent zijn
• Zaken die Niet belangrijk + urgent zijn
• Zaken die Niet belangrijk + niet urgent zijn.

Belangrijkst en minst belangrijk

Alle zaken die je in de categorie belangrijk + urgent neer kunt zetten, hebben de meeste aandacht nodig. Niet alleen zijn deze zaken super belangrijk, je moet er ook nog eens snel een oplossing voor vinden. De zaken die in de categorie niet belangrijk + niet urgent staan, komen pas het laatst aan de beurt. Pas als je al het andere gedaan hebt, kun je hier naar kijken.

De vier categorieën

Categorie 1: belangrijk + urgent

Dit zijn altijd de taken die als eerste moet doet. Ze zijn niet alleen belangrijk, maar er komt ook haast bij kijken. Dit zijn dringende problemen. Om maar iets geks te noemen: als je land ineens wordt binnengevallen door Marsmannetjes, moet je hier eerst een oplossing voor vinden. De problemen qua werkgelegenheid of economie moet je dan op de lange termijn schuiven. Je zou kunnen zeggen dat belangrijk + urgente zaken vaak samenvallen met een crisis.

Hoeveel van dit soort taken kun je aan?

Als je kijkt naar de werkvloer, zul je zien dat belangrijke + urgente taken het meeste stress opleveren. Om gezond te kunnen functioneren, mag volgens experts niet meer dan 5 tot 10 procent van al je taken in deze categorie vallen. Is het percentage hoger? Dan is er kans op burn-out.

Categorie 2: niet belangrijk + urgent

Bij deze taken heb je het gevoel dat je zo snel mogelijk moet doen, terwijl ze eigenlijk niet zo heel belangrijk zijn. Heb je bijvoorbeeld een winkel of restaurant en je krijgt een negatieve review van iemand, dan kan dat erg vervelend zijn. Toch is een negatieve review slechts de mening van één persoon en waarschijnlijk een minderheid. Je wilt zo snel mogelijk weten waarom iemand negatief is, terwijl je weet dat de mening van 1 persoon je reputatie niet zal schaden.

Niet belangrijk + urgent op de werkvloer

Hieronder vallen allerlei taken, zoals het beantwoorden van mails, het gaan naar meetings en het behandelen van problemen die anderen ervaren. Het zijn vaak taken die eigenlijk iemand anders zouden moeten doen (of die je iemand anders kunt laten doen). Vandaar dat de categorie niet belangrijk + urgent vaak taken bevat die je zou kunnen delegeren aan anderen.

Categorie 3: belangrijk + niet urgent

Dit zijn de taken die wel heel belangrijk zijn, maar waar weinig haast voor nodig is. Je moet vooral denken aan taken die op de lange termijn geschoven kunnen worden. Het bepalen van een bedrijfsstrategie is erg belangrijk, maar niet iets dat je binnen één dag geregeld moet hebben. Andere taken in deze categorie zijn het maken van plannen, het voorbereiden van activiteiten.

Belangrijk + niet urgent op de werkplek

Op de ideale werkplek (natuurlijk wel afhankelijk van het type werk) zou 90% van je dag moeten bestaan uit werkzaamheden die belangrijk + niet urgent zijn. Vaak geldt voor managers dat dit percentage het hoogst is: hoe meer verantwoordelijkheid je hebt op je werk, hoe meer taken in de categorie belangrijk + niet urgent zullen vallen. Planning is hier belangrijk.

Categorie 4: niet belangrijk + niet urgent

Dit zijn de taken waar je alleen mee bezig zou moeten zijn als je tijd over hebt. Denk aan taken als het herorganiseren van je bureau, of het uitkiezen van nieuwe bestandmappen. Het zijn taakjes die eens in de zoveel tijd wel nuttig kunnen zijn, maar die je voor de rest kunt vergeten. In deze categorie hoort ook ‘vluchtgedrag’ of ‘ontwijkgedrag’ thuis. Je moet dan denken aan dagdromen, muggenziften of het teveel ouwehoeren met je collega’s om niets.

Een paar harde tips en waarheden over dit model

• Streef ernaar om zoveel mogelijk ja te zeggen tegen het kwadrant: lange termijn. Dan heb je automatisch de bezieling om nee te zeggen tegen niet belangrijke dingen.
• Dingen in kwadrant 2 krijg je alleen gedaan met hulp van andere mensen – en die doen er soms weken over om te reageren op mails: efficiency kan niet in relaties.
• Een persoonlijke missie met de echt belangrijke dingen, zorgt voor balans in je leven. Je moet die missie hebben. Je bent anders dingen aan het priotiseren die helemaal niet belangrijk zijn.
• Pas op met de categorie ‘urgent’. Mensen hebben nogal eens de neiging zich zoveel mogelijk bezig te houden met activiteiten die in de categorie ‘Urgent’ vallen, maar als deze taken Urgent + Niet-belangrijk zijn, is daar eigenlijk niet zoveel reden toe. Je moet ook tijd indelen voor taken die Niet-urgent, maar wel Belangrijk zijn. Waarom? Anders ben je alleen maar bezig met brandjes blussen en vergeet je op de lange termijn te denken. Zonder lange termijn visie ga je als manager uiteindelijk kopje onder.

Op jouw succes!