Mastermind-Groep Starten & Bijeenkomst Opzetten [Stappenplan] [Nederland]

Wat is een ‘Mastermind-groep’ en hoe start je er eentje in Nederland? Je hoort de term steeds vaker in ondernemerskringen. In dit artikel vind je handvatten, 13 extra tips en een precies format om er zelf eentje te op te zetten. 

Wat is een Mastermind-groep in het kort?

Een Mastermind-groep is een vormvrije groep zonder achterliggende organisatie, zoals dat bij ‘Toastmasters’ of ‘Rotary’ wel het geval is. Het is een ‘woordenboek-woord’ en geen ‘merk’. Iedereen kan dus zelf een Mastermind-groep opzetten, waarbij jij met je Mastermind-genoten alles zelf bedenken en organiseren.

Je kunt met een aantal mensen een Mastermind-groep beginnen (een groep van drie of meer deelnemers) waarmee je om de zoveel tijd bij elkaar komt tijdens een meeting om elkaar te steunen en elkaars doelen te evalueren.

Deze doelen kunnen van alles zijn. Bijvoorbeeld het creëren van je droomleven of het hard laten groeien van je onderneming. Het draait om ieders individuele doelen. De leden zijn dus geen business-partners van elkaar maar hebben ieder hun eigen onderneming of project.

Het mooie van Mastermind is dat de deelnemers de lat hoog leggen door het creëren en uitvoeren van uitdagende doelstellingen, te brainstormen en elkaar te ondersteunen met totale eerlijkheid en respect. Een Mastermind-groep staat dus in het teken van groei, zowel zakelijk als persoonlijk.

Andere voordelen en eigenschappen van een Mastermind-groep zijn

  • Het stellen en delen van SMART-doelen en bijbehorende mijlpalen die je graag wilt bereiken.
  • Het evalueren en bijstellen van je doelen.
  • Het delen van je succesverhalen.
  • Je hart uiten over je obstakels, waarbij er met volledige aandacht naar je geluisterd wordt.
  • Feedback/opbouwende kritiek geven naar elkaar. Het aanbieden van kennis, advies en perspectief. Je hebt een brainstorm-denktank achter je.
  • Het delen van hulpbronnen zoals boeken, websites, contacten, leveranciers, leads, best practices etc.
  • Het gevoel dat je het samen doet: alle leden groeien tegelijk richting hun individuele doelen. De ene week gaat het bij het ene lid niet goed, de andere week zit vol tegenslagen voor een ander lid, de volgende week heeft fantastische resultaten opgeleverd voor drie leden… en jullie dit allemaal samen door!
  • Persoonlijk en/of zakelijke groei in een sfeer van vertrouwen.
  • Elkaar verantwoordelijk houden voor het bereiken van de geformuleerde doelen.
  • De frequentie van de Mastermind-meetings kan eens per week, eens per twee weken of eens per maand zijn. Enkele prestigieuze mastermind-groepen komen minder vaak bij elkaar, bijvoorbeeld eens per jaar.

De eerste meeting: stel je langetermijndoelen op

droom waarmaken met mastermind

De eerste meeting is ervoor om jullie grote dromen met elkaar te delen. Broed in de dagen en weken voorafgaand aan deze eerste meeting alvast op je grote doel. Stel jezelf onderstaande vragen voorafgaand aan de eerste meeting, en deel vervolgens jouw droom in de eerste meeting…

Einde eerste meeting: laat het langetermijndoel los en bepaal je eerste weektaken

Laat het langetermijndoel los nadat je hem gesteld hebt. Keer er hoogstens een paar keer per jaar naar terug en stel het dan bij. Dan zal je steeds verbaasd zijn hoe dichtbij je bent gekomen!

Voor nu is het tijd dat iedereen zijn/haar concrete weektaken aan elkaar meedeelt. In de eerstvolgende meeting worden deze weektaken geëvalueerd. In de volgende paragrafen vind je het format voor een reguliere Mastermind-meeting.

Volledige Mastermind-agenda: de onderdelen van een reguliere Mastermind-meeting

mastermind starten tips

Gebruik dit format direct als startpunt voor je agenda én notulen. Je vindt er ook steeds een tijdsindicatie bij in het geval er vier mensen in de Mastermind zitten.

Onderdeel 1: Openen

  1. Opening. 1 minuut.
  2. Aanwezigen. 10 seconden.
  3. Terugblik op vorige meeting. Inclusief: samenvatting van de notulen van vorige meeting. Keurt iedereen de notulen van de vorige meeting goed? En: heeft iedereen de gezamenlijke weektaken afgerond? Deze taken staan los van de individuele weektaken. Het kan bijvoorbeeld zijn: iedereen test het product van Piet kort uit. 2 minuten.
  4. Mededelingen. 1 minuut.
  5. Agenda samenvatten. Vraag ook: zijn er toevoegingen? Wordt het goedgekeurd? Wat is de status van de ‘boetepot’? Dit zijn (geldelijke) consequenties voor het niet nakomen van afspraken of te laat komen). 3 minuten.
  6. Korte samenvatting van ieders individuele weekdoelen. Per persoon: wat zou je af hebben? Is dit af, gedeeltelijk af of niet af? Doe dit zonder toelichting. 3 minuten.
  7. Wat is je intentie voor deze meeting? 30 seconden per persoon. 2 minuten in totaal.

Onderdeel 2: Evalueren en hulp vragen (de ‘deelrondes’)

Je hebt een korte- en een langetermijndoel lopen. Dit kan ook opgedeeld zijn in meerdere korte- en langetermijndoelen. Net wat je prettig vindt. Zo’n kortetermijndoel wordt ook wel eens week- of maand-taak genoemd.

Als eerste presenteer je je vorige weektaak en/of huidige weektaak aan de groep. Je vertelt of het doel bereikt is en je gaat er ook inhoudelijk op in. 11 minuten per persoon. Na de tweede persoon kan er een pauze van 5 minuten ingelast worden.

  • Heb je je aan je eigen input/afspraken gehouden?
  • Wat ging goed?
  • Wat waren de problemen waar je mee te maken had?
  • Wat kun je voortaan meer of beter doen om je doel te bereiken?
  • Wat zou je nog meer kwijt willen over wat er de afgelopen week gebeurd is?
  • Gebruik eventueel ook deze andere voorbeelden van reflectievragen of deze voorbeelden van dagboek-vragen.
  • Vraag de groep om hulp voor je volgende doel of stel een andere vraag waar je mee zit en waar je input bij kunt gebruiken.

Is de weektaak niet gedaan? Bij te lage motivatie kijken we nog eens naar de ‘waarom’ en naar de pijn of het plezier dat ermee verbonden is.

(Optioneel) Onderdeel 3: Kennissessie of doorzaag-sessie

Je kunt nu 20 minuten gebruiken om de diepte in te gaan. Kies je hier niet voor, dan kun je dit onderdeel schrappen en de 20 minuten aan het vorige onderdeel toevoegen. Ieder krijgt dan 5 minuten extra in het vorige onderdeel (de deelrondes).

Je kunt deze 20 minuten gebruiken als kennissessie of doorzaag-sessie.

  • Kennissessie / presentatie: tijdens de voorafgaande meeting wordt een onderwerp vastgesteld waar alle leden meer over willen weten. Vervolgens kan het Mastermind-lid met de meeste kennis en ervaring over dit onderwerp een presentatie voorbereiden over dit onderwerp. Ook kan ervoor gekozen worden dat alle vier de leden iet voorbereiden zodat het een gezamenlijke presentatie wordt.
  • Doorzaag-sessie / vergrootglas-sessie: één van de leden krijgt de kans om doorgezaagd te worden. Wie dat is, wordt tijdens de voorafgaande Mastermind-meeting besloten. Het is belangrijk dat dit lid vier dagen van te voren zijn hulpvraag naar de groep heeft gestuurd en dat de ander leden hier voorafgaand aan de meeting alvast een antwoord voor formuleren en naar de ‘doorzaag-persoon’ sturen. Op deze manier kan er tijdens de Mastermind-meeting maximaal van de tijd gebruikgemaakt worden.

Onderdeel 4: Nieuwe doelen bedenken en delen

  • Zijn er gezamenlijke taken aan het licht gekomen tijdens de meeting? Noteren! 2 minuten.
  • Iedereen kan individueel nieuwe kortetermijndoelen (oftewel weektaken) maken, en eventueel langetermijndoelen. Als het goed is, heb je hier in de dagen voor de Mastermind-meeting al over nagedacht en kun je nu over een aanpassing nadenken. 1 minuut.
  • Ieder lid vertelt vervolgens zijn nieuwe doel voor de volgende meeting aan de groep. Je kunt het eventueel opschrijven en er je handtekening onder zetten. De weektaken worden bij de volgende meeting weer geëvalueerd in de deelronde. 3 minuten.

Onderdeel 5: Afsluiting

  • Reflectie van de meeting. 5 minuten.
  • Korte samenvatting met belangrijkste besluiten en logistieke veranderingen. Dit wordt ook genotuleerd zodat dit aan het begin van de volgende meeting opgelezen kan worden. 3 minuten.
  • Hoe zal volgende week onderdeel 5 ingevuld worden? Zal er een kennissessie of doorzaag-sessie komen? Waarover en wie? Of doen we dat onderdeel in zijn geheel niet en laten we de deelrondes langer zijn? 2 minuten.
  • Wat is de locatie en wat zijn de rollen (voorzitter, notulist, hulp-notulist) voor de volgende meeting? 1 minuut.
  • Sluiting. Bedankt!

Tips & handvatten voor jouw Mastermind-groep

mastermind tips

Tip 1 – Werk met handgebaren

Werk met handgebaren! Dit is een geweldige manier om met elkaar te communiceren zonder dat iemands verhaal onderbroken wordt! Spreek bijvoorbeeld de volgende gebaren af…

  • Iemand steekt zijn hand op: ‘Ik ben het ermee eens / Ik herken dit.’
  • Iemand steekt zijn vinger op: ‘Ik heb (zo meteen) een vraag.’
  • Iemand steekt met zijn wijsvinger naar beneden: ‘Kom to the point / dwaal niet af.’

Tip 2 – Laat iedereen de avond van tevoren een weekverslag inleveren

Maak een weekverslag en zorg ervoor dat iedereen elkaars weekverslag gelezen heeft.

In het weekverslag kan het volgende komen te staan:

  • Datum
  • Langetermijndoelen en beoogde mijlpalen
  • Mijlpalen
  • Wat waren deze week je gestelde weekdoelen?
  • Wat zijn je gezette stappen?
  • Wat heb je nodig van de groep? Zorg ervoor dat je altijd een vraag hebt. Kun je geen vraag bedenken? Schrijf dan alvast de stappen op die je wilt gaan nemen en vraag om feedback.
  • Wat is je intentie voor de meeting?
  • Wat zijn je nieuwe weektaken?

Tip 3 – Zit strak op de tijd van ieder onderdeel

Stel een timer met wekker in om geen enkel onderdeel over de tijd te laten gaan. Heeft iemand tien minuten voor zijn/haar onderdeel, dan worden die tien minuten ook precies aangehouden. Meestal doet de voorzitter dit, maar hij kan ook iemand anders hiervoor aanwijzen.

Vergaderen en overleggen is in principe nog altijd een ‘overhead-activiteit’, tenzij je het gaat beschouwen als mogelijkheid om te oefenen met doelen opstellen en met het werken aan je coaching-vaardigheden door de andere mensen in de mastermind-groep te inspireren met scherpe vragen en inzichten. Omdat een mastermind-groep toch een sterk ‘overhead’-karakter heeft is het belangrijk om je timemanagement-vaardigheden in te zetten zodat het een korte maar bronvolle sessie wordt die net wat langer dan een uur duurt.

Tip 4 – Geef tussendoor aan hoe lang iemand nog heeft

Heeft iemand 14 minuten voor zijn verhaal? Roep dan hoeveel tijd hij nog heeft bij 10, 5, 2 en of 1 minuten en bij 30 en/of 10 seconden.

Tip 5 – ‘Voel de wedstrijd aan’

Houd jij de tijd bij, wees dan soms een beetje ‘de scheidsrechter die door laat spelen’ als je beoordeelt dat dat het beste is, bijvoorbeeld als jullie voor lopen op schema.

Tip 6 – Vier leden is ideaal!

Vier personen is een ideale hoeveelheid voor een mastermind-groep. Zo duren bijeenkomsten net wat langer dan een uur.

Tip 7 – Is er een plekje vrij in jullie mastermind?

Plaats allerlei uitnodigingen op walls en prikborden. Wie weet ontmoet je op die manier inspirerende mensen die aan jouw mastermind-groep kunnen meedoen.

Tip 8 – Houd een een speciale eindejaars-editie inclusief ‘kerstboommoment’

Houd aan het einde van ieder jaar een ‘kerstboommoment’ om terug te blikken op het afgelopen jaar en je langetermijn-doelen bij te stellen. Je zal je altijd verbazen hoeveel je wel niet hebt bereikt in een jaar. Bij mijn mastermind-groep maakten we er een pot luck-editie van.

Pak hiervoor weer de reflectie-vragen erbij.

Tip 9 – Zero tolerance

Heb een zero tolerance-beleid voor te laat komen en het niet nakomen van afspraken.

Tip 10 – Alle meetings gaan door!

Laat meetings altijd doorgaan. Heb je een wekelijks mastermind? Die gaat altijd door. Is het op die dag kerst? Dan wordt de meeting verplaatst.

Tip 11 – Laat het lid dat aan de beurt is uitpraten

Heb de volledige aandacht voor de persoon die aan het delen is. Gebruik je luistervaardigheden en wees helemaal stil zodat degene die aan de beurt is zichzelf helemaal kan uiten.

Tip 12 – Broed voorafgaand aan de meetings alvast op jouw hulpvragen en nieuwe doelen

Broed in de dagen en weken voorafgaand aan deze eerste meeting alvast op de vragen die je wilt gaan stellen en de nieuwe week-taken die je graag wilt doen. Maak dus alvast je planning. Dit kan tijdens de meeting bijgeschaafd worden, maar het is zonde als je pas tijdens de meeting hier voor het eerst over gaat nadenken.

Tip 13 – Heb met je Mastermind ook een gezamenlijk doel als geheel (plan hier een aparte meeting voor in)

Voordat de Mastermind begint is het belangrijk om met zijn allen op een lijn te zitten. Maak in deze sessie het doel, ieders intentie en de regels helder.

Schrijf met de hele groep het doel van jullie Mastermind op. Doe dit nog voordat de eerste meeting plaatsvindt. Bespreek daarbij onder andere:

  • Waarom wil jij onderdeel zijn van deze groep?
  • Wat kom jij brengen?
  • Wat kom je halen?

Formuleer vervolgens een doel voor de Mastermind en noem het doel ook in het welkomstwoord tijdens iedere meeting.

Succes met jouw Mastermind-groep!

Hoe ziet jouw Mastermindgroep eruit en wat voor resultaten heb jij behaald? Laat het weten in de reacties.

Tot slot hebben we nog gratis bronnen voor je:

Gerelateerd: Lees verder...

Stel hier je vraag over dit artikel of geef een tip of compliment. En... sharing is caring!